Otwarcie oddziału firmy IT w Polsce zazwyczaj zajmuje od 2 tygodni do 2 miesięcy od momentu złożenia kompletnego wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Ten przedział czasowy obejmuje podstawowy proces rejestracji prawnej, zakładając, że wszystkie dokumenty są poprawne i kompletne oraz nie występują opóźnienia związane z brakami formalnymi.
Spis Treści
Kluczowe kroki i kwestie do rozważenia
Przygotowanie dokumentów:
Należy zgromadzić i przetłumaczyć (przez tłumacza przysięgłego) dokumenty konstytucyjne spółki macierzystej, takie jak: umowa spółki (articles of association), certyfikat rejestracji (certificate of incorporation) oraz uchwała o utworzeniu oddziału. Dokumenty te muszą być notarialnie poświadczone, a w razie potrzeby również opatrzone klauzulą apostille lub zalegalizowane.
Powołanie przedstawiciela oddziału:
Należy wyznaczyć osobę (pełnomocnika), która będzie reprezentować oddział w Polsce. Osoba ta nie musi być obywatelem polskim, jednak musi posiadać adres w Polsce.
Rejestracja elektroniczna:
Wniosek o rejestrację oddziału składa się elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Wnioski papierowe nie są przyjmowane.
Rozpatrzenie przez sąd:
Zgodnie z przepisami, Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) ma obowiązek rozpatrzyć wniosek w ciągu 7 dni, jednak w praktyce proces ten często trwa od kilku tygodni do nawet 2 miesięcy.
Kroki po rejestracji:
Po uzyskaniu wpisu do KRS należy:
- Zarejestrować się w urzędzie skarbowym w celu uzyskania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz – w razie potrzeby – numeru VAT.
- Zarejestrować oddział w Głównym Urzędzie Statystycznym (GUS).
- Zarejestrować się jako pracodawca w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), jeśli planujesz zatrudniać pracowników.
- Otworzyć polskie konto bankowe (zalecane, choć nie jest to obowiązkowe).
Czy możliwe jest rozpoczęcie procesu rekrutacji w Polsce bez formalnego zakładania firmy (Employer of Record)?
Tak, możliwe jest rozpoczęcie procesu rekrutacji w Polsce bez formalnego zakładania firmy, dzięki rozwiązaniu znanemu jako Employer of Record (EoR).
Employer of Record to zewnętrzny podmiot, który formalnie zatrudnia pracowników w imieniu zagranicznej firmy. Oznacza to, że EoR zajmuje się wszystkimi formalnościami związanymi z zatrudnieniem, takimi jak podpisywanie umów o pracę, obsługa płac, opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne, podatków oraz realizacja innych obowiązków prawnych wynikających z polskiego prawa pracy, podczas gdy codzienne zarządzanie pracownikiem pozostaje po stronie klienta, czyli firmy zagranicznej.
To rozwiązanie jest szczególnie atrakcyjne dla firm, które:
- Chcą szybko wejść na polski rynek bez rejestracji podmiotu prawnego i zatrudniać pracowników na umowy o pracę.
- Testują rynek lub realizują projekt pilotażowy.
- Chcą zatrudniać zdalnych specjalistów w Polsce, ale nie są gotowe na podjęcie administracyjnych i podatkowych zobowiązań związanych z utworzeniem lokalnego oddziału.
W praktyce korzystanie z EoR pozwala firmom rozpocząć proces rekrutacji niemal natychmiast, pozostając jednocześnie w pełni zgodnymi z polskimi przepisami prawa pracy. Co ważne, jest to rozwiązanie legalne i powszechnie akceptowane, szczególnie w sektorach IT i usług profesjonalnych.
Warto jednak zauważyć, że wielu kandydatów w Polsce woli pracować na bezpośredniej umowie B2B z końcowym klientem. Rozwiązania EoR, choć skuteczne, wiążą się z większą liczbą formalności po stronie kandydata i mogą budzić obawy związane z tym, że formalnie zatrudnia go podmiot trzeci, a nie firma, dla której faktycznie będzie pracował. Tam, gdzie to możliwe, bezpośrednie zaangażowanie B2B jest zazwyczaj bardziej atrakcyjne z perspektywy kandydata.
